Gemeente Lansingerland
Aanbesteding AV middelen


Lansingerland is een dynamische gemeente in het hart van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, met 60.000 inwoners en groeiend. In 2018 hebben we de onderhandse uitvraag voor een AV Expert, die door de gemeente was uitgezet, gewonnen op basis van onze werkwijze ‘ontwerpend aanbesteden’. De opdracht werd gegeven om de herinrichting van de audiovisuele middelen in de Raadszaal, Trouwzaal en 21 vergaderruimtes in het gemeentehuis te ontwerpen en een technisch bestek voor de aanbesteding te verzorgen.

Het doel van de opdracht was om “een moderne en intuïtieve inrichting van de AV middelen te ontwerpen, waarbij gebruikersvriendelijkheid en toekomstvastheid de belangrijkste speerpunten zijn”.

Gedurende het ontwerpproces hebben we nauw samengewerkt met de verschillende stakeholders (Griffie, gemeenteraadsleden, facilitair en ICT) en hebben de uiteenlopende wensen en belangen vastgelegd in een Programma van Eisen. Uit dit PvE hebben we een schetsontwerp gemaakt, met een realistische budgetcalculatie. Hierdoor kreeg de gemeente niet alleen een duidelijke visie op het eindresultaat, maar ook een helder inzicht in de te verwachte investering.

Technisch
Door de AV middelen vanuit een ICT gebaseerde benadering te ontwerpen, kan er een koppeling gemaakt worden met het ICT-netwerk van de gemeente en het gebouwbeheersysteem. Hierdoor ontstaat een slimme installatie door het gehele gebouw en wordt data onderling gedeeld. Tevens kan zo het TOP-werken eenvoudig worden gefaciliteerd. Samen met de gebruikers zijn de layouts van de bedieningspanelen al in de ontwerpfase vormgegeven, zodat dit bij de aanbestedingsdocumenten kon worden toegevoegd.

Proeftuin
Tijdens een proefopstelling in de Raadszaal zijn verschillende mogelijke oplossingen voor het visueel en auditief weergeven van de vergaderingen in de zaal gepresenteerd, teneinde het effect van het gesproken woord op alle vlakken te optimaliseren. Ook is in de vergaderruimtes een demonstratie van BYOD’s gegevens, zodat het voor de gebruikers tastbaar werd en een weloverwogen keuze kon worden gemaakt.

In het technisch bestek bij de aanbesteding was het ontwerp van de AV middelen en de lay-outs van de bedieningspanelen dus zeer concreet. Van de aanbieders werd gevraagd om de beste Pro-AV componenten binnen het ontwerp aan te bieden en na gunning gezamenlijk het ontwerp definitief te maken.

Naar aanleiding van de prettige samenwerking gedurende het ontwerp- en aanbestedingstraject zijn we door de gemeente gevraagd om gedurende de realisatie als technisch projectleider de realisatie te begeleiden, zodat de de kwaliteit en functionaliteit van de systemen optimaal werden geïmplementeerd.